图文快印店工作流程

2018-05-09 乐闪小编 42162

一、业务接单:

1.上门客户:

①前台接待首先向客户问好,问清客户来意;

②将《制作结算清单》递给客户,请客户将清单上的单位名称、项目名称、联系电话、联系人、付款方式填写清楚。未填写的项目请客户尽量填写清楚;

③前台接待询问客户的打印、制作要求,所提供资料的种类、数量、使用软件类型等,在《制作结算清单》上填写清楚,并收下客户提供的资料;

④前台接待将客户领到营业经理或技术员处,将填好的《制作结算清单》和客户提供的资料交给他们。

【注意事项】

①前台接待在《制作结算清单》上必须写明接单日期、时间,并签字。

②前台接待应言语礼貌,用词得当,绝不允许出现与客户争吵的场面。

③前台接待应仔细倾听客户的要求,并以友好的态度提供帮助,提出可能的解决办法。

④客户来到公司时,应立即被接待,如前台接待正在接待其他客户,应礼貌地请客户稍等,并将《打印制作加工清单》递给客户,请客户先填写。

⑤如客户是第一次来乐闪快印,应首先将《客户须知》交给客户,并声明在为客户提供的信息保密的前提下请客户留下联系方式。

⑥没有特殊情况,前台接待应守在前台,不允许走开。 

2.取件客户:

①客户有加工意向时一般会先通知公司业务员,业务员尽可能自己去取件。如确实无法去客户处取件,业务员应在第一时间通知公司前台接待,说明客户名称、地址、数量、时间、联系方式等相关信息;

②前台接待接到业

务员或客户的通知后应立即通知营业经理,由营业经理安排人员前去取件;

③取件人接到任务后应到前台领取《取送件单》,并弄清楚相关信息。

④取件人到客户处后,应首先向客户问好,进行自我介绍,并说明来意。《取送件单》中的单位名称、项目名称、制作要求、客户信息等内容尽量让客户自己填写,或在客户口诉下当面填写清楚,请客户过目(尽可能让客户签字);

⑤取件人根据“客户提供资料”所列内容逐项清点资料,如有疑难问题及时与公司联系;

⑥取件人在明确《取送件单》上所有内容后与客户道别;

⑦取件人回公司后,将《取件单》填写完整,与客户资料一起交给前台接待;

⑧前台接待清点客户资料并根据《取送件单》填写《制作结算清单》,其内容必须一致。

⑨前台接待将填好的《加工制作内部流程单》和客户提供的资料交给值班经理或打字员。

【注意事项】

①业务员去客户处取件的程序与美工取件程序一致,《取件单》应随身携带。

②取件人应言语礼貌,用词得当,绝不允许出现与客户争吵的场面。

③取件人应仔细倾听客户的要求,忠实记录,并尽可能请客户核实 。

④取件人应在声明为客户提供的信息保密的前提下请客户留下联系方式。


二、输出部分:

客户的文本制作过程大致分为三类:

①打图、打字、CAD出图、复印后装裱等后期制作;

②打图、打字、CAD出图、复印后不装裱;

③直接装裱;

1.营业经理接到《制作结算清单》后,应马上根据客户文本的重要程度和时间要求作出工作安排,如客户在场,应将客户领到接受该任务的输出人员前,将任务交待清楚,《制作结算清单》同时也交给技术员、打字员;任何技术部员工都都要凭单制作、无单不得打印、复印、制作。  

2.制作输出:

1.打图:

①技术员接触客户后,应首先向客户问好,并尽可能让客户坐下,浏览一下客户的《内部流程单》看清制作要求。

②技术员无论是否有工作任务,都应立即将该客户的资料拷入电脑,并打开文件粗略地浏览一遍。如有问题及时与客户沟通,如无问题而手头有其他工作时,礼貌地请客户稍等;

③打开客户文件后,应仔细检查,根据《制作结算清单》的要求,按后期制作过程的长短安排制作顺序,如先打封面、彩喷大版、激光图等。封面打印完成后先交给美工制作,如果是精装本应同时告知文本厚度;最好是在客户在的时候打印展板和封面的小样让客户确认。

④客户文件一定要按顺序排列并仔细核对(包括顺序、位置、图形、文字、字体等)后再打印,较大的文件尽可能转换成 PDF格式后再打印;

⑤检查输出设备的纸张规格是否正确,数量是否足够,安装是否到位;

⑥发送打印时首先应发送几张或一套,待打印出来并核对或客户确认无误后再发送剩余部分。打印过程中应经常检查打的质量,不允许出现大批量的错误打印文本;

⑦将激光打印数量、纸张类型与喷绘面积、封面样式和数量填入《制作结算清单》相应栏。

⑧将打好的大图和封面卷好、文本内容顺序理好连同《制作结算清单》送至制作部与当值美工交接制作要求;光盘或u盘交到前台接待处。

【注意事项】

①技术员在制作过程中如需换电脑操作,应及时通知客户。

②因客户调整色彩需要而打印的非成品稿一般不允许客户带走。

③如当班未将任务全部完成,必须填写详细的交接班记录,并将客户所提供的资料全部移交给接班技术员。所有的内容应全部体现在《技术部交接班记录本》中。

④技术员在空闲时或交班时应及时将已制作完成的客户文件删除或放入规定的文件夹内,并应不定期对硬盘进行整理。

⑤激打和彩喷时必须注意色彩,同时注意一些固定客户的色彩倾向。

⑥封面文字无论是否是客户打印的,均应仔细核对,文本中的明显错误也应仔细检查,经客户确认后给予更改。

⑦如在制作过程中碰到客户资料方面的问题或客户要求不明确的情况,必须及时与客户取得联系,不能擅自作主。

2.普通复印:

①技术员接触客户后,应首先向客户问好,并尽可能让客户坐下;详细询问客户制作要求。

②技术员接到复印任务后,应首先检查原稿质量,并告知客户可能的复印质量,同时确定的使用的复印机 ;

③将原稿按装订顺序叠放后进行复印;如果文本图框留边很少时,应征询客户意见是否可将文本缩小一点再输出;

④检查复印机纸盒内纸张的规格是否准确,数量是否足够;

⑤复印一份并客户确认或自己检查,确认无误后开始大量复印。在复印过程中应及时检查复印质量;

⑥将黑白复印数量、大小、纸张类型填入《制作结算清单》。

⑦将复印好的文件、文本内容顺序理好连同《制作结算清单》送至制作部与当值美工交接制作要求;原稿送到前台处。

【注意事项】

①技术员在复印前必须先先清点原稿数量。

②复印时应保证镜面干净,使输出的文本没有斑点、折痕、起皱、漏粉、脱墨、黑线、歪斜、夹页等。

③必须清点复印数量是否与原稿一致。

④如有硫酸纸、隔页纸、120g纸等特殊纸张复印,

在复印完成后应立即将纸从纸盒中取出放回原处。

⑤如当班未将任务全部完成,必须填写详细的交接班记录,并将客户所提供的资料全部移交给接班打字员。所有的内容应全部体现在《技术部交接班记录》中。

⑥技术员在空闲时或交班时应及时搞好设备的外观清洁工作,工作场所保持整洁有序。

⑦如在复印过程中碰到客户资料方面的问题或客户要求不明确的情况,必须及时与客户取得联系,不能擅自作主。

3.工程复印:

①技术员接触客户后,应首先向客户问好,并尽可能让客户坐下;详细询问客户制作要求。

②技术员接到复印任务后,应首先检查原稿质量,纸张大小、颜色深浅等,并告知客户可能的复印质 量;

③在工程机上安装好合适的纸张,调好纸张位置、复印浓度 等;

④先复印一张,技术员自己先检查一遍,如有可能请客户确认;

⑤经确认后开始正式复印,在此期间应人不离机;

⑥复印完成后应清点数量,整理好顺序,填写《制作结算清单》;

⑦将复印好的大图卷好,文本内容顺序理好连同《制作结算清单》送至制作部与当值美工交接制作要求或送到前台处;原稿送到前台。

【注意事项】

①如当班未将任务全部完成,必须填写详细的交接班记录,并将客户所提供的资料全部移交给接班打字员。所有的内容应全部体现在《技术部交接班记录本》中。

②应合理利用纸张,尽量做到不浪费。

③如在制作过程中碰到客户资料方面的问题或客户要求不明确的情况,必须及时与客户取得联系,不能擅自作主。

4.CAD出图

①技术员接触客户后,应首先向客户问好,并尽可能让客户坐下;

②对照《加工制作内部流程单》,了解客户的要求;

③将文件拷入电脑,打开后先浏览一遍,了解线型、比例、大小、纸张、是否要打印灰度;

④每张图纸打印前,都应快速检查一遍文字,如发现有“?”或字体颠倒、字体错位等,应立即调整过来,检查是否有隐藏的图层,该层要不要打印、 Defpoints层(该层是不可打印层)上是否有图、地形图是否已引入、链接的图片是否已显示、每层之间的顺序是否正确;

⑤在电脑上仔细检查,确认无误后先打印一份,检查一遍输出线条粗细、文字是否完整;

⑥检查打印机纸盒内纸张的规格是否准确,数量是否足够;

⑦检查无误后开始正式打印,打印过程中应及时检查打印机情况;

⑧复印完成后应清点数量,整理好顺序,填写《制作结算清单》;

⑨将打好的大图卷好,光盘或   u盘交给前台。

【注意事项】

①技术员在打印前必须先在电脑上预览。

②如当班未将任务全部完成,必须填写详细的交接班记录,并将客户所提供的资料全部移交给接班打字员特别是线型。所有的内容应全部体现在《技术部交接班记录》中。

③技术员在空闲时或交班时应及时将已制作完成的客户文件删除或放入规定的文件夹内,并应不定期对硬盘进行整理。

④CAD出图一般使用的字体是 HZTXT。

⑤要装订的图纸,应多留白边,防止边框被裁掉。

⑥如在制作过程中碰到客户资料方面的问题或客户要求不明确的情况,必须及时与客户取得联系,不能擅自作主。

5.扫描矢量化:

①技术员接触客户后,应首先向客户问好并尽可能让客户坐下;

②技术员接到矢量化任务后,应首先检查原稿质量,纸张大小、颜色深浅等,并告知客户可能的扫描矢量化质量;

③在扫描仪上安放好位置、调试好浓度、比例,直至扫出最佳效果;

④如客户只需原稿中的一部分,可通过软件进行‘切割’编辑、放大、加浓,并且可以对原稿的一些杂点等问题进行编辑;

⑤将扫描文件用‘TIFF’格存取一文件名;

⑥在矢量化软件中打开文件,首先进行‘自动矢量化’处理;其次根据图片实际情况来做好‘平滑线条处理’;然后‘输出矢量’保存成“像素空间‘DXF’格式”取一文件名;

⑦最后尽可能在   CAD低版本里打开文该件将其存成‘DWG’格式;⑧将文件进行刻盘;

⑨填写好图纸尺寸、张数。

【注意事项】

①如遇到纸张过薄,应采取相应措施,如在原稿进口端粘一张新复印纸等方法;如遇上纸张过大不得不将纸张裁开时,必须取得客户的同意,方可进行裁切扫描;

②刻好盘后必须确认盘是否可以打开,并且保证文件完好存在;

③尽可能看清客户的要求,如:需要TIF、DXF两种格式的文件。

④如客户要求保留文件,制作人员应将文件立即存入<客户文件夹>,并在文件名上注明“不要删除”或“保留×天”等字样;如客户要求删除文件,应立即删除该文件及所有副本;如客户无特殊要求,一般情况下文件存入<客户文件夹>并保留七天。

⑤如客户文件需刻盘,制作人员在刻盘后应在光盘外壳上贴上标签,并注明文件名。交给前台接待。


三、制作部分:

1.技术员将输出并整理好顺序的文本交给美工,并按要求办理交接手续。如客户自带文本直接装订的,由前台接待直接与美工交接,要求同前。

2.营业经理根据文本的重要性和时间性合理安排美工,明确分工。

3.后期制作:

1.覆膜:

①美工明确覆膜要求;

②选择合适的材料进行覆膜操作;

③按文本后期制作要求裁切四边;

④检查覆膜质量,合格后填写《制作结算清单》;

⑤需进行下一步制作过程(裱板或制作封面)的移交给下一道工序或本人继续制作,如不需要进一步制作的,美工应在将覆膜后的文本与《制作结算清单》一起交给前台接待,办理交接手续。原则上不允许客户自己带文件去结帐。

2.裱板:

①美工明确裱板要求;

②按要求裁切 KT板,进行裱板;

③根据客户要求选择合适的包边条进行包边,在包边条断开处的背面粘贴胶带;

④检查裱板质量(要求不起皱,膜上无污点,平整无折痕、直角处不露板),合格后填写《制作结算清单》;

⑤将裱好的板包装后与《制作结算清单》一起送至前台,办理交接手续。原则上不允许客户自己带展板去结帐。

3.文本装订:

①美工明确装订要求:装订样式、覆膜种类、装订方向(横竖、左右)、要不要留白边;

②选择确定合适的材料和设备;

③按客户要求及公司相应文本装订要求和规范进行制作,文本装订时应合理安排人手和时间,力争在保证质量的前提下提高效率;  

4.每一个美工都应对自己制作的每一本文本的装订质量负责,装订完成后先自检,确认合格后填写《制作结算清单》; 

5.营业经理最后应仔细检查每一本文本的质量,包括装订质量,同时也包括打图、打字的明显错误,文本排列顺序和文本装订正反等明显错误,保证不合格的文本不出公司。不合格的文本应立即返工,如因此影响交货时间,应立即通知前台接待。  

6.由美工将制作完成并检查合格的文本与填写后的《制作结算清单》一起送到前台,并与前台接待交接。原则上不允许客户自己带文本去结帐。

四、送货当文本制作完成,《制作结算清单》从美工或技术员手中回到前台时,前台接待应做以下工作:

①清点文本数量、检查文本质量后与相关人员办理交接手续;

②找到相对应的《制作结算清单》,按实际加工内容将《制作结算清单》填写完整、清楚,现金付款或有特殊要求的客户应同时注明价格,并请客户确认。必要时与业务员联系确认价格;

③清点、整理客户提供的资料,交回给客户或妥善处理;

④按不同客户的具体要求处理文本。  

1.直接交给客户验收,确认质量

①前台接待当面请客户清点文本数量,确认文本质 量;

②客户确认后请客户在《制作结算清单》上签字;

③收银:包括现金和支票(挂帐客户除外)。注意辨别人民币和支票的真伪需要开发票的一律按实收金额开,不得虚开;

④替客户整理好文本,必要时帮助客户包装或送到公司门口,并向客户道谢。

2.妥善保存,待客户自提

①前台接待清点后将文本妥善保存,如在本班工作时间内客户未上门取件,必须详细交接清楚;

②客户来公司提货时前台接待应确认客户与文本的对应关系,不允许发错货,同时请客户当面清点文本数量,确认文本质量;

③客户确认后请客户在《制作结算清单》上签字;

④收银:包括现金和支票(挂帐客户除外)。注意辨别人民币和支票的真伪;

⑤替客户整理好文本,必要时帮助客户包装或送到公司门口,并向客户道谢。

3.安排美工或业务员送货

①前台接待通知美工或业务员送货,并在《取送货单》上详细写明送货地点、联系人、电话、文本数量等。美工或业务员在接到通知后应按时间要求立即出发送货;

②如需公司派车送货,应由前台接待通知当班司机出车;

③美工或业务员在送货途中应妥善保护好文本;

④送货人到将文本送到客户处后,应首先向客户问好,进行自我介绍,并说明来意,请客户当面请清点文本数量,确认文本质量;

⑤请客户在《制作结算清单》上签字;

⑥送货人将《取送货单》按要求填写完整后交回给前台接待;

⑦前台接待将本次业务资料输入电脑;

⑧通知业务员收款。

【注意事项】

①前台接待填写《制作结算清单》,其内容必须与《制作结算清单》一致;

②文本的妥善保存包括防止文本遗失、污损、混淆,同时也包括保密性,即为客户的资料保密,防止无关人员私自翻看。


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