如何编制一份合格的投标文件

2018-05-25 乐闪小编 3525

当一份招标文件发出后,就会迎来几十上百家企业为争抢项目而发来的投标文件,那么如何在海量标书中脱颖而出呢?首先要明白投标文件的得分点和失分点。在整个招投标过程中,招标文件是一切活动的基础,它的编制质量是项目招标成功与否的前提条件。招标文件是招标人(业主)向投标人提出的采购要求(包括产品、施工、设计、服务等),具有法律效力的文件。也是招标人与中标的承包商之间签订合同的基础。

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按照招标文件逐条响应,这是最起码的要求。

一、获取招标文件后,首先要认真阅读、仔细分析招标文件,确定自己的投标策略。

两个大的原则:

①招标文件中的商务限制条款。有些自身无法响应的条款(如注册资金、资质等级、技术人员等级或数量、生产能力等),要认真研究市场发展趋势,确定自己是否应该立即升级或有 计划地升级;

②招标文件中的技术要求条款。一些招标标的物的先进性能、要求的管理软件、鉴定或试验等级,若本公司目前不能满足,应调查市场发展趋势,决定是否应该立即跟进。

具体到投标文件:

投标文件要准确、清晰、简洁;并非越厚越好。

该有的一个不能少,没用的一个不多说。

投标文件不是文艺作品,评标专家无暇耐心欣赏。

从封面开始

1、标书的封皮就是脸皮,不能丝毫马虎,不能出现错漏。招标项目的名称和项目编号、包号【整篇项目编号与名称是否正确、统一】;属于投标文件的哪一部分(商务?技术?报价?);投标人名称(最好与资质文件(营业执照、资质证书、银行资信证明等)一致;工程项目写明工程名称、几期(与招标文件一致),设备招标写明设备名称、规格(或XX工程总承包),文件所附的一切资料、试验报告都要与这个名称一致;厂家名称、编制日期。

2、目录,是整个文件的索引,必须有页码。目录详细,便于自己检查标书内容有无遗漏(符合招标文件规定),也方便评标专家查阅;投标文件目录是否完整,页码是否与内容联锁;有无重页、缺页、倒装、歪斜。

3、投标文件正文的编辑、排版、印刷、装订。文本的格式、字体、行数,复印的图片是否模糊、歪斜、灰暗;必须按招标文件要求的软件编辑;

4、报价。货币单位(元、万元);只能有一个有效报价(有特殊要求的除外);单价与总价金额是否正确;注意招标文件对预算价、最高限价等的要求;纸质版、电子版应一致;对照目录进行逐项检查;

5、资质文件。顺序及完整性(有无复印不清楚或装订歪斜),核实证明材料是否齐全(营业执照、资质、ISO质量、环境等认证证书、安全生产许可证)经营范围与招标项目一致,注册资金和资质符合招 标文件要求;资质证书是否在有效期内;工程类项目的经理资质(年龄、职称等证件的有效性)。

6、总工期(交货期、总进度)响应;权利义务响应符合招标文件要求;

7、投标有效期符合招标文件要求;

8、偏差表(商务差异、技术差异)不能有招标方不能接受的偏差内容;【正偏差的说明】

9、工程类:项目经理的资格(职称、专业——注意发证机关)满足文件要求;设备类:到货地点准确;招标文件没有确定的,也要有一个可以作为计算运费的参考地点。(不要自作 主张)

10、业绩满足招标文件要求;【时间段、数量、规格等要求】

11、工期(包括关键节点)符合招标文件的规定;

12、质量管理。售后服务、反应时间,有特色!

13、技术标准和要求符合招标文件规定;

14、【否决条件】投标保证金转账银行是否符合要求,金额是否符 合要求;

【以上部分在实际标书中插入。】 

施工类

主要施工机械:规格、数量;租用?自有? 施工范围、施工概况;【现场图、临时水电、临时用地、安全】 施工组织方案、现场组织机构;【人员组成、经历、职称、专业】

质量保障体系及措施;施工经历、同规模主体施工经历;施工总

平面布置。

 设备类

1、详细阅读招标文件,做到与招标文件的要求保持一致。该由投标人填写的内容一项都不要留白;据实填写,可以加(),说明所填内容的依据,如“详见投标文件第页”。

2、资料和图纸目录(表),与技术协议部分的详细内容一致;

3、提供详细的装箱清单;

标准和规范

1、应遵照最新版本的电力行业标准(DL)、国家标准(GB)和IEC标准及国

际单位制(SI),这是对设备的最低要求;

2、若为新产品尚无相关标准,投标方可采用自己企业的标准或规范,但必须 已经向上级主管部门报备;同时,还应向招标方提供中文和英文(若有)复印件 并经招标方同意后方可采用,企业标准不能低于DL、GB或IEC的有关专项规 定。【介绍一下标准的等级】

3、必须提交的技术参数和信息;

 ①技术参数响应表、技术偏差表及相关技术资料;

【注意】:投标方的保证值与招标文件对设备参数的要求要一一对 应,最好每个参数都附有该值的出处(例如“见第____页XX试验 报告”)。

② 投标产品的特性参数和特点;包括具体设备的技术参数和通用 要求(如附件、端子、管道、紧固件、安装基础、涂料颜色、专用 工具、铭牌要求等);

③ 与其它设备配合所需的相关技术文件和信息。

备品备件

1、包括备品备件

2、专用工具与仪器仪表(列表)

安装、调试、性能试验、试运行和验收

①型式试验报告;一定要附所投产品的试验报告,决不能以小代

大,任意更换型号;

②注意:型式试验、委托试验、一般试验(出厂试验)的区别; 若招标文件对此有严格要求,请不要蒙混过关;

③出据试验报告的单位要有国家资质,不要用“地方粮票”。

注意一次、二次及土建接口要求

招标文件对设备安装的具体要求要逐一响应,例如位置、

高度、朝向、左右等;

投标文件的编号要与招标文件呼应(最好一一对应),不 要随意改变原来文件的序号;

如必须改变,最好附注相应的招标文件编号。

 注意事项

1、表格W表格、E表格?

2、页码

3、附图

4、报表

5、差异

6、逐条相应

 1、表格W表格、E表格?

①填写单元格不必空俩字,在编辑全文格式后注意,把表格重新 设定;

②注意单词完整性,不要随意折行,尤其是表头;要讲究! 

2、页码

① 一定要有;{设定技巧}

② 保证连续。{尤其在插入一些印刷品时}

3、附图

按招标文件要求,一个都不能少{“见附图XX”后请注明页码}; 注意插图与文字的对应关系(与软件有关)。

4、报表 复印件不要缩小;注意清晰度(尤其是财务、审计);一般要求 近X年的报表,一定注意最近一年是哪年!【标书的复制过程, 别忘了更新——】

5、差异

把一些特别想要突出的内容,尤其是一些优于招标文件要求的特 点,一定表达清楚,最好把这些内容写进差异表,言简意赅,重 点突出。不要指望评委有时间看你正文里的详细描述;但差异表 却是一定要看的。

对于负向差异,一定实话实说,不要企图蒙混过关;一旦被查出,那就是诚信打折扣。

 6、逐条相应

一般都是抄录原文(极其浪费!),下面用斜体字或黑体字说 完全响应,没有实际意义(实际上正文里会有很多并不响应的 内容),评标专家一般也不怎么看。但是有的标书用列表的形 式,让人耳目一新。评标者看到后竟赞不绝口!可见创新的威 力。

 电子版:按照招标文件要求,检查所有需导入的文件,在三台电 脑上试验是否可以读取;电子版与纸质版是否完全相符

法定代表人签字和授权代表签字(盖章)、投标文件封装、签字和 盖章;检查封装方式、封装纸张是否符合招标文件要求;是否按要求 分装(正副本分开);封装包数量【正本、副本】;根据招标文件要 求,检查投标文件是否标注正本/副本、注意标书要求的是几正几副、 电子版几份。

 密封袋封面是否按照内封、外封要求填写信息;检查投标文件的签字、盖章。

(1)投标函未加盖单位公章或无法定代表人(或委托代理)人签字的;

(2)其他投标文件未加盖单位公章或无法定代表人(或委托代理人)签字的;

(3)如由委托代理人签字的,未附法定代表人授权委托书的;

(4)法定代表人授权委托书未加盖单位公章和法定代表人签字的;

(5)投标文件使用投标专用章替代单位公章,缺少投标专用章具备同等效力证明文件的。

(6)投标文件未按规定的格式填写,内容不全或关键字迹模糊、无法辨 认的;

(7)是否加盖骑缝章,骑缝章是否覆盖每页;

商务标的注意事项

针对技术和商务部分的响应情况,描述一定要清晰准确, 不要夸夸其谈,泛泛而论。

1、报价编制说明要符合招标文件要求,繁简得当。

2、报价表格式按照招标文件要求格式,注意子目排序是否正确。

3、“投标报价汇总表合计”、“投标报价汇总表”、“综合报 价表”及其他报价表按照招标文件规定填写,编制人、审核人、 投标人按规定签字盖章。

4、检查“投标报价汇总表合计”与“投标报价汇总表”的数字是否 吻合,是否有算术错误。 

5、检查“投标报价汇总表”与“综合报价表”的数字是否吻合,是 否有算术错误。

6、检查“综合报价表”的单价与“单项概预算表”的指标是否吻合, 是否有算术错误。“综合报价表”费用是否齐全,特别是来回改动时 要特别注意。

7、检查“单项概预算表”与“补充单价分析表”、“运杂费单价分 析表”的数字是否吻合,工程数量与招标工程量清单是否一致,是否 有算术错误。

8、特别注意“补充单价分析表”、“运杂费单价分析表”是否有偏 高、偏低现象,分析原因,所用工、料、机单价是否合理、准确, 以免产生不平衡报价。

9、“运杂费单价分析表”所用运距是否符合招标文件规定,是否符合调查实际。

10、配合辅助工程费是否与标段设计概算相接近,降造幅度是否满 足招标文件要求,是否与投标书其他内容的有关说明一致,招标文 件要求的其他报价资料是否准确、齐全。

11、定额套用是否与施工组织设计安排的施工方法一致,机具配置 尽量与施工方案相吻合,避免工料机统计表与机具配置表出现较大 差异。

12、定额计量单位、数量与报价项目单位、数量是否相符合。

13、“工程量清单”表中工程项目所含内容与套用定额是否一致。

14、注意:“投标报价汇总表”、“工程量清单”采用Excel表自动 计算,数量乘单价是否等于合价(合价按四舍五入规则取整)。合 计项目反求单价,单价保留两位小数。

工程标文件注意事项

1、检查工程概况描述的准确与否;

2、计划开竣工日期应符合招标文件中工期安排与规定,分项工程的阶段 工期、节点工期满足招标文件规定。工期提前要合理,要有相应措施,不 能提前的决不提前,如铺架工程工期。

3、工期的文字叙述、施工顺序安排与“形象进度图”、“横道图”、 “网络图”应一致,特别是铺架工程工期要针对具体情况仔细安排,以免 造成与实际情况不符的现象。

4、总体部署:施工队伍及主要负责人与资审方案要一致,文字叙述与“平面图”、“组织机构框图”、“人员简历”及拟人职务等吻合。

5、施工方案与施工方法、工艺一定要匹配。

6、施工方案与招标文件要求、投标书有关承诺一致。材料供应与甲方 要求一致:统一代储代运、甲方供应或招标采购。临时通信方案按招标 文件要求办理。(有要求架空线的,不能按无线报价)。施工队伍数量 应按照招标文件规定配置。

7、工程进度计划:总工期、关键工程工期应满足招标文件要求。

8、特殊工程项目是否有特殊安排:在冬季施工的项目措施要得当,影 响质量的必须停工,膨胀土雨季要考虑停工,跨越季节性河流的桥涵基 础雨季前要完成,工序、工期安排要合理。

9、注意:“网络图”工序安排是否合理,关键线路是否正确。

10、检查“网络图”如需中断时,是否正确表示,各项目结束是否归 到相应位置,虚作业是否合理。

11、“形象进度图”、“横道图”、“网络图“中工程项目是否齐全:路基、桥涵、轨道或路面、房屋、给排水及站场设备、大临等。

12、“平面图”是否按招标文件布置了队伍驻地、施工场地及大临设 施等位置,驻地、施工场地及大临工程占地数量及工程数量是否与文 字叙述相符。

13、劳动力、材料计划及机械设备、检测试验仪器表是否齐全。

14、劳动力、材料是否按照招标要求编制了年、季、月计划。

15、劳动力配置与劳动力曲线是否吻合,总工天数量与预算表中总工天数量差异要合理。

16、标书中的施工方案、施工方法描述是否符合设计文件及标书要求, 采用的数据是否与设计一致。

17、施工方法和工艺的描述是否符合现行设计规范和现行设计标准。

18、是否有防汛措施(如果需要),措施是否有力、具体、可行。

19、是否有治安、消防措施及农忙季节劳动力调节措施。

20、主要工程材料数量与预算表工料机统计表数量是否吻合一致。

21、机械设备、检测试验仪器表中设备种类、型号与施工方法、工艺 描述是否一致,数量是否满足工程实施需要。

22、施工方法、工艺的文字描述及框图与施工方案是否一致,与重点 工程施工组织安排的工艺描述是否一致;总进度图与重点工程进度图 是否一致。

23、施工组织及施工进度安排的叙述与质量保证措施、安全保证措施、工期保证措施叙述是否一致。

24、投标文件的主要工程项目工艺框图是否齐全。

25、主要工程项目的施工方法与设计单位的建议方案是否一致,理由是否合理、充分。

26、施工方案、方法是否考虑与相邻标段、前后工序的配合与 衔接。

27、临时工程布置是否合理,数量是否满足施工需要及招标文件要求。临时占地位置及数量是否符合招标文件的规定。

28、过渡方案是否合理、可行,与招标文件及设计意图是否相 符。

《特别注意》

1、组织机构框图与拟上的施工队伍是否一致。

2、拟上施工队伍是否与施工组织设计文字及“平面图”叙述一致。

3、主要技术及管理负责人简历、经历、年限是否满足招标文件强制标准,拟任职务与前述是否一致。

4、主要负责人证件是否齐全。

5、拟上施工队伍的类似工程业绩是否齐全,并满足招标文件要求。

6、主要技术管理人员简历是否与证书上注明的出生年月日及授予职称时间相符,其学历及工作经历是否符合实际、可行、可信。

7、主要技术管理人员一览表中各岗位专业人员是否完善,符合标 书要求;所列人员及附后的简历、证书有无缺项,是否齐全。

评标方法

评标的方法,是运用评标标准评审、比较投标具体方法。一般有以下三种方法:

(1)最低评标价法,评标委员会根据评标标准确定的每一投标不同方面的 货币数额,然后将那些数额与投标价格放在一起来比较。估值后价格(即 “评标价”)最低的投标可作为中选投标。

(2)打分法。评标委员会根据评标标准确定的每一投标不同方面的相对权重(即“得分”),得分最高的投标即为最佳的投标,可作为中选投标。

(3)合理最低投标价法。即能够满足招标文件的各项要求,投标价格最低 的投标即可作为中选投标,在这三种评标方法中,前两种可统称为“综合 评标法”。

 

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